SÄÄNNÖT
- Tervahiihdon ehdot ja säännöt
- Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tervahiihdon ehdot ja säännöt 2.3.2024
Mikäli Tervahiihto joudutaan perumaan vaikeiden lumiolosuhteiden tai jonkun muun järjestäjästä riippumattoman syyn vuoksi (esim. epidemia, luonnonmullistus tai viranomaisen antama kielto, määräys tai suositus), osallistumisoikeus siirretään seuraavan vuoden Tervahiihtoon.
Mikäli reittiä joudutaan lyhentämään vaikeiden lumiolosuhteiden tai muun järjestäjästä riippumattoman syyn vuoksi, osallistumismaksua ei palauteta, eikä kilpailijalla ole oikeutta hinnanalennukseen tai muuhun korvaukseen.
Järjestäjä ilmoittaa hiihdon perumisesta tiedotusvälineissä ja internetissä.
Kilpailijalla tai hänen yhteisöllä, joka peruu osallistumisen, ei ole oikeutta saada osallistumismaksua takaisin. Kuitenkin kilpailija, joka peruu osallistumisensa 31.12.2023 mennessä on mahdollisuus siirtää maksamastaan osallistumismaksusta 50 % seuraavalle vuodelle. Perumisesta on ilmoitettava aina Tervahiihdon toimistolle.
Tervahiihdon varasuunnitelma
Mikäli hiihtäminen lumen vähyyden vuoksi ei ole mahdollista välillä Muhos – Kivikkokangas, Tervahiihto toteutetaan lyhennetyllä reitillä, jolloin hiihtomatkat ovat 22 km ja 32 km (39 km:n ja 69 km:n matkoille ilmoittautuneet). Molempien matkojen lähtöpaikka on Hiukkavaaratalo tai Jäälissä Laivakankaan koulu ja maali Ritaharjun monitoimitalo. Järjestäjä pidättää oikeuden aikataulumuutoksiin.
Sairaustapaukset
Sairaustapauksessa kilpailijalle palautetaan osallistumismaksu vähennettynä 15 euron toimistokuluilla, mikäli virallinen sairaustodistus (lääkärin tai sairaanhoitajan myöntämä todistus) on toimitettu viimeistään 31.3.2024 mennessä Tervahiihdon toimistolle.
Liikuntaseteleillä maksetun osallistumismaksun palautusosa siirretään seuraavan vuoden Tervahiihtoon.
Järjestäjä toivoo, että sairastumisesta ilmoitetaan viimeistään kilpailun alkuun mennessä.
Sairaustodistuksen voi postittaa tai toimittaa sähköpostitse skannattuna / kuvattuna Tervahiihdon toimistolle. Henkilötunnuksen loppuosa tulee peittää.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tervahiihdon-hiihdon henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Viimeisin muutos 28.10.2019.
1. Rekisterinpitäjä
Tervahiihtohiihto / Oulun Hiihtoseura ry Sammonkatu 6, 90570 OULU
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tervahiihdon toimisto Anni; 044 986 2361 toimisto(at)tervahiihto.fi
3. Rekisterin nimi
Tervahiihto, asiakas- ja tulosrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilökohtainen suostumus, jonka henkilö tietoisesti antaa halutessaan osallistua Finlandia-hiihto tapahtumiin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi sekä kilpailutulosten ja -saavutusten ylläpito ja arkistointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, yrityksen tai joukkueen nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, asuinmaa), syntymäaika, kansallisuus, sukupuoli, rekisteritunniste, valokuvauslupa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tietoja säilytetään toistaiseksi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeella lähetetystä tapahtuman rekisteröintikaavakkeesta rekisteröityjen itsensä, sukulaisen, ystävän, työnantajan, matkanjärjestäjän tai vastaavan ilmoittamana.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi sellaisille valtuutetuille kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja Tervahiihdon puolesta tässä Käytännössä kuvatuissa tarkoituksissa (esimerkiksi teknisten, logististen ja muiden palvelujen tarjoajat). Nämä osapuolet saavat kuitenkin käyttää henkilötietojasi ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Tervahiihto edellyttää lisäksi, että kyseiset osapuolet toimivat soveltuvan lainsäädännön ja tämän Käytännön mukaisesti ja että he käyttävät asianmukaisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi. Kuvauksen mukainen kolmas osapuoli voi olla esimerkiksi käyttämämme tulospalveluyritys, joka toteuttaa ajanoton tapahtuman aikana.
Voimme lisäksi luovuttaa henkilötietojasi palvelukumppanille, mikäli olet erikseen antanut suostumuksesi siihen, että ulkopuolinen yhtiö käsittelee tietojasi Tervahiihdon tarjoamien tuotteiden ja palvelujen yhteydessä. Kuvauksen mukainen palvelukumppani voi olla esimerkiksi valokuvauspalvelu.
Tietoja voidaan julkaista julkisesti mm. Tervahiihdon lähtölistoissa, tuloslistoissa, diplomeissa ja vastaavissa seuraavasti: henkilön etu- ja sukunimi, paikkakunta, kansallisuus, syntymävuosi, sukupuoli, joukkueen nimi, kilpailutulokset ja -saavutukset sekä lähtönumero ja sarja.
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle. Huomioi kuitenkin, että julkisesti näytettävät tiedot ovat saatavilla maailmanlaajuisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tervahiihto pidättää oikeuden mm. henkilön kilpailutulosten ja saavutusten mitätöintiin henkilötietojen poistopyynnön yhteydessä.